Notion จากศูนย์ถึงโปร ตอนที่ 7 — Templates และ Automations เบื้องต้น

ซีรีส์ "Notion จากศูนย์ถึงโปร" ลงวันละตอนรวม 8 ตอน — ตามอ่านทั้งชุดได้ที่หมวดคู่มือเครื่องมือ

หกตอนที่ผ่านมาสร้างฐานข้อมูล เชื่อมความสัมพันธ์ เขียนสูตร ตอนนี้ทุกอย่างยังต้องมีคนกดสร้างแถวใหม่เองอยู่ดี ตอนนี้จะลดงานซ้ำ ๆ ตรงนั้นลง

Database template: หน้างานเกิดมาพร้อมโครง

ถ้างานประเภทหนึ่งมีโครงหน้าเหมือนกันทุกครั้ง เช่นทุกงานเขียนบทความต้องมีหัวข้อ "โครงร่าง" "แหล่งอ้างอิง" "ฉบับร่าง" เรียงกันเหมือนเดิมทุกที ไม่ต้องพิมพ์โครงนี้ใหม่ทุกครั้งที่สร้างแถว

ฐานข้อมูลทุกอันมีปุ่มลูกศรเล็ก ๆ ข้าง "New" ไว้จัดการ template กดเข้าไปสร้าง template ใหม่ ตั้งชื่อ พิมพ์โครงหน้าที่ต้องการลงไปครั้งเดียว จากนั้นตั้งเป็น default ได้ถ้าอยากให้ทุกแถวใหม่ใช้โครงนี้อัตโนมัติ หรือจะเก็บเป็นตัวเลือกให้กดเรียกใช้เฉพาะบางครั้งก็ได้ ฐานข้อมูลหนึ่งอันมี template ได้หลายแบบพร้อมกัน เผื่อมีงานหลายประเภทในตารางเดียว

Recurring template สำหรับงานประจำ

งานบางอย่างไม่ได้เกิดแค่ครั้งเดียวแต่วนซ้ำตามรอบ เช่นรายงานประจำสัปดาห์หรือรีวิวเดือน Notion มีออปชันให้ template สร้างแถวใหม่ให้เองตามรอบเวลาที่ตั้งไว้ ไม่ต้องนั่งสร้างมือทุกสัปดาห์

ตั้งค่าอยู่ในหน้าแก้ไข template เดียวกับข้อก่อนหน้า เลือกความถี่ที่ต้องการ รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ระบบจะสร้างแถวใหม่ตามโครงที่วางไว้ให้เองตามรอบ ข้อดีคือไม่พลาดรอบไหนเพราะลืม ข้อควรระวังคือถ้าตั้งรอบผิดหรือลืมปิดตอนไม่ใช้แล้ว จะมีแถวว่างงอกขึ้นมาเรื่อย ๆ โดยไม่มีใครสังเกต ควรเช็คทุกครั้งที่งานประจำนั้นเปลี่ยนรอบหรือเลิกทำ

ปุ่ม (Button): คลิกเดียวทำหลาย action

Button คือ block ชนิดหนึ่งที่กดแล้วสั่งงานได้หลายอย่างพร้อมกันในคลิกเดียว เช่นสร้างแถวใหม่ในฐานข้อมูลหนึ่ง พร้อมตั้งค่า property บางตัวให้อัตโนมัติ พร้อมเปิดหน้าที่สร้างขึ้นทันที

พิมพ์ /button เพื่อเสก block นี้ แล้วตั้งค่า action ที่ต้องการทำทีละขั้น เพิ่มได้หลาย action ต่อปุ่มเดียว เรียงลำดับการทำงานได้ด้วย ตัวอย่างที่ใช้บ่อยคือปุ่ม "เริ่มวันใหม่" วางบนหน้า "วันนี้" จากตอนที่ 1 กดครั้งเดียวสร้างแถวงานเปล่าพร้อม template แล้วเปิดขึ้นมาให้กรอกต่อได้เลย

Automation พื้นฐาน: เมื่อ X เปลี่ยน ให้ทำ Y

นอกจาก template กับปุ่มแล้ว ฐานข้อมูลยังตั้งกฎอัตโนมัติแบบ "เมื่อเงื่อนไขนี้เป็นจริง ให้ทำสิ่งนี้" ได้ เช่นเมื่อ property สถานะเปลี่ยนเป็น "เสร็จแล้ว" ให้ตั้งวันที่เสร็จเป็นวันนี้อัตโนมัติ หรือเมื่อมีแถวใหม่ถูกสร้างในฐานข้อมูลหนึ่ง ให้กำหนดคนรับผิดชอบเริ่มต้นให้เอง

ความสามารถส่วนนี้บางอย่างผูกอยู่กับแผนเสียเงินของ Notion ไม่ใช่ทุกฟีเจอร์เปิดให้ใช้ในแผนฟรี ก่อนวางแผนพึ่งพา automation แบบซับซ้อน ควรเช็คหน้า pricing ปัจจุบันของ Notion ว่าความสามารถที่ต้องการอยู่ในแผนไหน

หลักคิด: automate เฉพาะสิ่งที่ทำซ้ำจนเบื่อแล้วเท่านั้น

กับดักของตอนนี้คือพอเห็นว่า automate ได้ก็อยากใส่ทุกอย่าง ผลลัพธ์มักตรงข้ามกับที่หวัง ระบบที่ automate เยอะเกินจะกลายเป็นกล่องดำที่เปลี่ยนแปลงบางอย่างโดยไม่มีใครรู้ว่าทำไม พอมีอะไรผิดพลาดก็ตามหาสาเหตุยาก เพราะไม่รู้ว่ากฎไหนไปสั่งอะไรไว้บ้าง

หลักที่ใช้ได้จริงมีสองข้อ ข้อแรก automate เฉพาะสิ่งที่ทำซ้ำมาแล้วหลายรอบจนรู้แน่ชัดว่าทำไปทำมาเหมือนเดิมทุกครั้ง ไม่ใช่เดาล่วงหน้าว่าน่าจะซ้ำ ข้อสอง อย่า automate สิ่งที่ยังทำไม่เป็นด้วยมือ เพราะถ้ายังไม่เข้าใจขั้นตอนตอนทำเองว่าอะไรต้องเช็คตรงไหนบ้าง การผูกให้ระบบทำแทนจะซ่อนช่องโหว่ที่ยังไม่เคยเจอเอาไว้ ไม่ใช่แก้มัน ทำมือให้คล่องก่อน ค่อยส่งต่อให้ automation ทีหลัง

จำนวนสูตร ปุ่ม และ automation ที่มากที่สุดไม่ใช่เป้าหมาย เป้าหมายคือเวลาที่ประหยัดได้จริงเทียบกับความซับซ้อนที่เพิ่มเข้ามา ถ้าตั้งอะไรแล้วต้องมานั่งอธิบายให้ตัวเองฟังทุกครั้งว่ามันทำงานยังไง นั่นคือสัญญาณว่าซับซ้อนเกินความจำเป็นของงานนั้นแล้ว

พรุ่งนี้ ตอนที่ 8: เอาทุกชิ้นจากเจ็ดตอนที่ผ่านมา — โครง workspace ฐานข้อมูล views relations formulas templates — มาประกอบเป็นระบบจริงหนึ่งชุดที่ใช้ได้ทุกวัน