Notion จากศูนย์ถึงโปร ตอนที่ 4 — Views มองข้อมูลชุดเดียวได้ทุกมุม
ซีรีส์ "Notion จากศูนย์ถึงโปร" ลงวันละตอนรวม 8 ตอน — ตามอ่านทั้งชุดได้ที่หมวดคู่มือเครื่องมือ
ฐานข้อมูลงานจากตอนที่แล้วตอนนี้มีสามแถว มี property ครบ สถานะ กำหนดส่ง หมวด คำถามคือ ดูตารางแบบเดิมไปตลอดเลยหรือ คำตอบคือไม่ต้อง ข้อมูลชุดเดียวกันนี้มองได้หลายแบบพร้อมกัน โดยไม่ต้องสร้างฐานข้อมูลใหม่แม้แต่ตัวเดียว
View คืออะไรกันแน่
View คือ "เลนส์" ที่ครอบฐานข้อมูลอันเดียวกัน เปลี่ยนวิธีแสดงผลโดยไม่แตะข้อมูลจริงเลย ลบ view ทิ้งก็ไม่มีอะไรหาย เพราะแถวข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลเสมอ view แค่เป็นหน้าต่างมองเข้าไป
Notion มี view หลักอยู่หกแบบ แต่ละแบบเหมาะกับคำถามคนละคำถาม
Table คือรูปแบบเริ่มต้นที่เจอตั้งแต่ตอนที่ 3 เห็นทุก property เป็นคอลัมน์ เหมาะตอนต้องการดูภาพรวมทุกแง่มุมพร้อมกัน
Board จัดกลุ่มเป็นคอลัมน์ตาม property หนึ่งตัว ปกติใช้กับ select เช่นสถานะ กลายเป็น kanban board ลากการ์ดจากคอลัมน์ "กำลังทำ" ไปคอลัมน์ "เสร็จแล้ว" ได้เลย สถานะเปลี่ยนทันทีโดยไม่ต้องเปิดแถวเข้าไปแก้
Calendar วางแถวลงบนปฏิทินตาม property ชนิด date เหมาะกับงานที่มีกำหนดส่งชัดเจน เห็นภาพรวมทั้งเดือนว่าแน่นตรงไหนโล่งตรงไหน
Gallery แสดงเป็นการ์ดพร้อมรูปภาพปก เหมาะกับข้อมูลที่ภาพสำคัญกว่าตัวอักษร เช่นคลังไอเดียออกแบบหรือฐานข้อมูลหนังสือที่อยากเห็นปก
List เรียบง่ายที่สุด แสดงเป็นรายชื่อบรรทัดเดียวไม่มีตาราง เหมาะกับรายการยาว ๆ ที่ไม่ต้องการเห็น property เยอะ
Timeline วางแถวเป็นแท่งตามช่วงเวลา เหมาะกับโปรเจกต์ที่มีวันเริ่มกับวันจบ เห็นว่างานไหนซ้อนทับกับงานไหน
Filter, Sort, Group สามคำสั่งที่ใช้คู่กับทุก view
สามคำสั่งนี้ไม่ได้ผูกกับ view แบบใดแบบหนึ่ง ใช้ปรับ view ไหนก็ได้
Filter ซ่อนแถวที่ไม่ตรงเงื่อนไข เช่นให้ table แสดงเฉพาะแถวที่สถานะยังไม่เสร็จ แถวที่เสร็จแล้วไม่หายไปไหน แค่ถูกซ่อนจาก view นี้เท่านั้น
Sort เรียงลำดับแถวตาม property เช่นเรียงตามกำหนดส่งจากใกล้ไปไกล ทำให้งานด่วนลอยขึ้นมาบนสุดเสมอ
Group แบ่งแถวเป็นกลุ่มย่อยตาม property หนึ่งตัว เช่นกลุ่มตามหมวด ต่างจาก board ตรงที่ group ใช้ได้กับทุก view ไม่จำกัดแค่บอร์ด
Saved views ต่อบริบทการใช้งาน
จุดที่ทำให้ view มีประโยชน์จริงคือการบันทึกไว้หลายชุดพร้อมกัน ฐานข้อมูลเดียวมี view ได้ไม่จำกัด แต่ละอันตั้งชื่อและตั้งค่า filter sort group ต่างกันได้ กดเครื่องหมาย + ข้างแท็บ view เพื่อสร้างใหม่
ตัวอย่างที่ใช้ได้จริง: view ชื่อ "วันนี้" กรองเฉพาะงานที่กำหนดส่งคือวันนี้ view ชื่อ "สัปดาห์นี้" กรองงานที่ครบกำหนดในเจ็ดวันข้างหน้า และ view แยกตามโปรเจกต์แต่ละอัน กรองเฉพาะหมวดนั้น ๆ พร้อม group ตามสถานะเป็นบอร์ด แต่ละ view เป็นแท็บของมันเองอยู่บนหัวฐานข้อมูล คลิกสลับไปมาได้ทันทีโดยไม่ต้องตั้งค่าใหม่ทุกครั้ง
จุดที่มือใหม่มักพลาดคือตั้ง filter ครั้งเดียวแล้วลืมว่าตั้งไว้ เปิดฐานข้อมูลอีกวันแล้วสงสัยว่าทำไมงานหายไปครึ่งหนึ่ง ทางแก้คือตั้งชื่อ view ให้สื่อความหมายเสมอ และถ้าต้องการดูข้อมูลทั้งหมดแบบไม่กรองอะไรเลย ให้เก็บ view เปล่าไว้หนึ่งอันเสมอเป็น default
แบบฝึกหัดต่อยอด
กลับไปที่ฐานข้อมูลงานจากตอนที่ 3 แล้วเพิ่ม view ตามนี้
- สร้าง view ใหม่ชนิด board จัดกลุ่มตาม "สถานะ" ตั้งชื่อว่า "บอร์ดงาน"
- สร้าง view ใหม่ชนิด calendar อิงตาม "กำหนดส่ง" ตั้งชื่อว่า "ปฏิทินงาน"
- กลับไปที่ table เดิม เพิ่ม filter ให้แสดงเฉพาะแถวที่สถานะไม่ใช่ "เสร็จแล้ว" ตั้งชื่อ view นี้ใหม่ว่า "งานค้าง"
- ลองลากการ์ดในบอร์ดจากคอลัมน์หนึ่งไปอีกคอลัมน์ แล้วสลับกลับไปดู table ว่าสถานะเปลี่ยนตามจริงไหม
สี่ข้อนี้ทำเสร็จแล้ว ฐานข้อมูลเดียวกันจะตอบได้สามคำถามคนละแบบพร้อมกัน โดยไม่มีข้อมูลซ้ำสักแถวเดียว นี่คือหลักการที่ทำให้ Notion ต่างจากการทำตารางแยกไฟล์แยกชีตแบบเดิม
พรุ่งนี้ ตอนที่ 5: เมื่อมีฐานข้อมูลโปรเจกต์เพิ่มมาอีกอัน จะเชื่อมมันกับฐานข้อมูลงานยังไงไม่ให้ต้องพิมพ์ชื่อโปรเจกต์ซ้ำในทุกแถว — เข้าเรื่อง relations และ rollups