Notion จากศูนย์ถึงโปร ตอนที่ 3 — Database 101 แถวหนึ่งคือหน้าหนึ่ง
ซีรีส์ "Notion จากศูนย์ถึงโปร" ลงวันละตอนรวม 8 ตอน — ตามอ่านทั้งชุดได้ที่หมวดคู่มือเครื่องมือ
ตอนที่แล้วพูดถึงว่าหลายครั้งที่คนซ้อนหน้าลึกเป็นสิบชั้น สาเหตุจริง ๆ คือยังไม่รู้จักฐานข้อมูล วันนี้มาแก้จุดนั้นกัน เพราะฐานข้อมูลคือฟีเจอร์ที่ทำให้ Notion ต่างจากสมุดโน้ตทุกเล่มที่เคยใช้มา
ต่างจากตารางธรรมดายังไง
ตารางใน Word หรือ Excel เก็บได้แค่ตัวหนังสือในแต่ละช่อง คลิกแล้วก็ได้แค่แก้ข้อความ แต่ฐานข้อมูลของ Notion ทำงานคนละแบบ: ทุกแถวคือหน้าหนึ่งหน้าที่เปิดออกมาได้เต็มจอ ข้างในหน้านั้นใส่ block อะไรก็ได้ ย่อหน้า รูป checklist ตารางย่อย หรือแม้แต่ฐานข้อมูลซ้อนอีกชั้น
ลองนึกภาพรายการงานหนึ่งแถวชื่อ "ทำสไลด์นำเสนอ" ในตารางธรรมดา แถวนั้นจบแค่ชื่อกับวันที่ครบกำหนด แต่ในฐานข้อมูล Notion คลิกเข้าไปแล้วเจอหน้าเต็มที่ใส่ draft สไลด์ ลิงก์อ้างอิง โน้ตประชุมที่เกี่ยวข้อง ทุกอย่างอยู่ในที่เดียวกับงานนั้นเอง ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างไฟล์สิบไฟล์
สร้างฐานข้อมูลแรก: รายการงาน
พิมพ์ /table แล้วเลือก "Table - Full page" จะได้ฐานข้อมูลเปล่าหนึ่งอัน ตั้งชื่อ "งาน" คอลัมน์แรกที่มีอยู่แล้วคือชื่อรายการ ซึ่งเป็นคอลัมน์พิเศษเสมอเพราะมันคือชื่อหน้าที่จะเปิดออกมา
จากนั้นเพิ่มคอลัมน์ (เรียกว่า property) ทีละอันตามที่ใช้จริง กด + ท้ายแถวหัวตาราง เลือกชนิดของ property นั้น เมนูอาจย้ายที่ตามเวอร์ชัน แต่ชื่อฟีเจอร์คงเดิม
Property แต่ละชนิด เลือกใช้เมื่อไร
- Text — ข้อความอิสระ ใช้กับอะไรที่ไม่มีรูปแบบตายตัว เช่นโน้ตสั้น ๆ ประกอบงาน
- Select — เลือกได้ค่าเดียวจากตัวเลือกที่กำหนดไว้ เหมาะกับสถานะที่ไม่ทับซ้อนกัน เช่น "ยังไม่เริ่ม / กำลังทำ / เสร็จแล้ว"
- Multi-select — เลือกได้หลายค่าพร้อมกัน ใช้กับแท็กที่งานหนึ่งชิ้นอาจติดได้หลายป้าย เช่นหมวดหมู่หรือทีมที่เกี่ยวข้อง
- Date — วันเดียวหรือช่วงวันก็ได้ ใช้กับกำหนดส่งหรือวันเริ่มงาน
- Checkbox — ใช่หรือไม่ใช่ ไม่มีตรงกลาง เหมาะกับ "เสร็จหรือยัง" แบบง่ายที่สุด
- Number — ตัวเลขล้วน ใช้กับปริมาณ งบประมาณ หรือลำดับความสำคัญที่เป็นตัวเลข
- Person — ผูกกับสมาชิกใน workspace ใช้เมื่อทำงานร่วมกับคนอื่นและต้องรู้ว่าใครรับผิดชอบ
- URL — ลิงก์ที่คลิกแล้วเปิดตรง ๆ ใช้เก็บอ้างอิงถึงเอกสารหรือหน้าเว็บภายนอก
หลักในการเลือกไม่ซับซ้อน: ถามว่าข้อมูลนี้จะถูกใช้กรองหรือจัดกลุ่มไหม ถ้าใช่ ให้เป็น select หรือ multi-select ไม่ใช่ text เพราะ text กรองได้แค่ค้นหาคำ ส่วน select กับ multi-select กรองและจัดกลุ่มได้ทันที ความต่างนี้จะเห็นชัดมากในตอนที่ 4 เรื่อง views
Full-page กับ Inline ต่างกันตรงไหน
ตอนสร้างฐานข้อมูลมีสองแบบให้เลือก Full page คือฐานข้อมูลที่ครองทั้งหน้า เหมาะเป็นศูนย์กลางเรื่องนั้นจริง ๆ เช่นฐานข้อมูลงานที่เพิ่งสร้าง ส่วน Inline คือฐานข้อมูลที่แทรกอยู่กลางหน้าอื่น มีเนื้อหาอื่นอยู่ด้านบนด้านล่างได้ เหมาะกับตอนที่ต้องการตารางเล็ก ๆ ประกอบเนื้อหา เช่นตารางเปรียบเทียบในหน้าโน้ตหนึ่งหน้า ไม่ต้องแยกเป็นฐานข้อมูลเต็มหน้าให้เกินความจำเป็น
กฎง่าย ๆ คือถ้าฐานข้อมูลนั้นจะมีแถวเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ไปเรื่อย ๆ ให้เป็น full page ถ้าเป็นแค่ตารางประกอบข้อมูลที่นิ่งแล้ว inline พอ
แบบฝึกหัด: เปลี่ยน to-do list เป็นฐานข้อมูลงาน
หน้า "วันนี้" จากตอนที่ 1 มี to-do list ธรรมดาสามข้อ ลองแปลงมันเป็นฐานข้อมูลจริง
- สร้างฐานข้อมูล full page ชื่อ "งาน" ตามที่อธิบายไปข้างบน
- เพิ่ม property "สถานะ" ชนิด select มีค่า "ยังไม่เริ่ม" "กำลังทำ" "เสร็จแล้ว"
- เพิ่ม property "กำหนดส่ง" ชนิด date
- เพิ่ม property "หมวด" ชนิด multi-select ใส่ค่าตามหมวดจากตอนที่ 2 เช่น "งาน" "ชีวิต"
- ย้ายงานสามข้อจาก to-do list เดิมมาเป็นสามแถวในฐานข้อมูลใหม่ ใส่สถานะกับวันให้ครบ
- คลิกเข้าไปในแถวหนึ่งแถว ลองพิมพ์โน้ตเพิ่มข้างในหน้านั้น สังเกตว่ามันคือหน้าเต็มจริง ๆ ไม่ใช่แค่ช่องข้อความ
ทำครบหกข้อนี้แล้วสิ่งที่เคยเป็นรายการติ๊กธรรมดาจะกลายเป็นฐานข้อมูลที่พร้อมต่อยอด ตอนหน้าจะเอาฐานข้อมูลเดียวกันนี้มาดูหลายมุมมองในคราวเดียว โดยไม่ต้องสร้างตารางซ้ำเลยสักตาราง
พรุ่งนี้ ตอนที่ 4: ข้อมูลชุดเดียวกัน มองเป็น table ก็ได้ เป็นบอร์ดแบบ kanban ก็ได้ เป็นปฏิทินก็ได้ — เรียนรู้ views ที่ทำให้ฐานข้อมูลเดียวใช้ตอบได้ทุกคำถาม