Notion จากศูนย์ถึงโปร ตอนที่ 2 — จัดโครง Workspace ไม่ให้กลายเป็นเขาวงกต

ซีรีส์ "Notion จากศูนย์ถึงโปร" ลงวันละตอนรวม 8 ตอน — ตามอ่านทั้งชุดได้ที่หมวดคู่มือเครื่องมือ

ตอนที่แล้วสร้างหน้า "วันนี้" ไปหนึ่งหน้า วันนี้ลองนึกภาพผ่านไปหกเดือน sidebar ด้านซ้ายมีหน้าเรียงกันสามสิบกว่าหน้า บางหน้าซ้อนอยู่ในหน้าอื่นลึกห้าชั้น ชื่อก็จำไม่ได้แล้วว่าใส่อะไรไว้ นี่คือจุดที่คนเลิกใช้ Notion กันเยอะที่สุด ไม่ใช่เพราะแอปยาก แต่เพราะไม่มีใครบอกว่าโครงสร้างที่ดีหน้าตาเป็นยังไง

หน้า top-level ควรมีกี่หน้า

คำตอบสวนทางกับสัญชาตญาณ: ยิ่งน้อยยิ่งดี แนวคิดคือหน้ากว้างไม่กี่หน้าที่ครอบคลุมทุกด้านของชีวิต แล้วให้รายละเอียดไปอยู่ชั้นลึกกว่านั้น ไม่ใช่แตกหน้าใหม่ทุกครั้งที่มีเรื่องใหม่โผล่มา

โครงที่ใช้ได้กับคนทั่วไปส่วนใหญ่มีสี่หน้า: งาน (โปรเจกต์ งานที่ต้องส่ง มีทติ้ง) ชีวิต (สุขภาพ การเงินส่วนตัว แผนเดินทาง) คลัง (โน้ตความรู้ ลิงก์เก็บไว้อ่าน ไอเดียที่ยังไม่ได้ใช้) และ Inbox ที่จะพูดถึงต่อ สี่หน้านี้ไม่ใช่สูตรตายตัว บางคนอาจรวมงานกับชีวิตเป็นหน้าเดียวถ้าเส้นแบ่งไม่ชัด บางคนแยกโปรเจกต์ส่วนตัวออกมาต่างหากเพราะมันโตจนต้องมีที่ของตัวเอง จำนวนที่พอดีอยู่ระหว่างสามถึงหกหน้า เกินนี้แปลว่ากำลังแยกตามอารมณ์ชั่วขณะ ไม่ใช่แยกตามหมวดที่ใช้ซ้ำจริง

กฎข้อเดียวที่คุมความรก: ทุกอย่างต้องมีที่ไป

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่จำนวนหน้า แต่อยู่ที่ตอนสร้าง block ใหม่แล้วไม่รู้จะวางตรงไหน คนส่วนใหญ่แก้ด้วยการสร้างหน้าใหม่เดี๋ยวนั้นเลย ผ่านไปสักพักหน้าก็ล้น

ทางแก้คือมี Inbox หนึ่งหน้าเดียวสำหรับของที่ยังไม่รู้จะจัดหมวดยังไง เจออะไรที่ตัดสินใจไม่ทันก็โยนเข้า Inbox ก่อน แล้วเจียดเวลาอาทิตย์ละครั้งไปเคลียร์ ย้ายแต่ละอย่างไปอยู่หมวดที่ควรอยู่จริง ๆ วิธีนี้ยืมมาจาก GTD (Getting Things Done) แต่ใช้ได้กับทุกระบบ เพราะมันแก้ปัญหาเดียวกัน: สมองตัดสินใจตอนที่เจอของใหม่ได้ไม่ดีเท่าตอนที่กลับมาดูทีหลังแบบใจเย็น

ไม่มี Inbox แปลว่าทุกอย่างที่ยังไม่ชัดเจนจะถูกยัดใส่หน้าที่ใกล้ที่สุด แล้วหน้านั้นก็ค่อย ๆ เสียความหมายไปทีละนิดจนกลายเป็นถังขยะดี ๆ นี่เอง

อย่าซ้อนหน้าลึกเกินสามชั้นถ้าไม่จำเป็น

Notion ให้ซ้อนหน้าในหน้าได้ไม่จำกัดตามที่พูดไปตอนที่แล้ว แต่ไม่จำกัดไม่ได้แปลว่าควรทำ ทุกครั้งที่คลิกลึกลงไปอีกชั้น ต้นทุนความจำเพิ่มขึ้นหนึ่งขั้น กว่าจะนึกออกว่าของที่ต้องการอยู่ใต้หน้าไหนของหน้าไหนของหน้าไหน

กฎที่ใช้ได้จริง: งาน → โปรเจกต์ → หน้าเนื้อหา คือสามชั้นที่พอดี ลึกกว่านี้ให้ถามตัวเองก่อนว่าเรื่องนั้นควรเป็น "หน้าลูก" จริง ๆ หรือจริง ๆ แล้วมันควรเป็นแถวหนึ่งในฐานข้อมูล (เรื่องนี้จะเข้าใจชัดขึ้นในตอนที่ 3) หลายครั้งที่คนซ้อนหน้าลึกเป็นสิบชั้น สาเหตุคือยังไม่รู้จักฐานข้อมูล เลยใช้หน้าซ้อนหน้าแทนของที่ควรเป็นตารางข้อมูลตั้งแต่แรก

Favorites กับ Quick Find: ทางลัดที่มองข้ามบ่อยที่สุด

ต่อให้จัดโครงดีแค่ไหน บางหน้าก็ถูกเปิดทุกวันอยู่ดี — หน้า "วันนี้" คือตัวอย่างชัด กด star ที่มุมขวาบนของหน้าเพื่อปักลง Favorites ซึ่งจะโผล่บนสุดของ sidebar เสมอ ไม่ต้องไล่คลิกผ่านชั้นโครงสร้างทุกครั้ง

อีกทางที่คนใหม่มักลืมใช้คือ Quick Find กด Ctrl+P (หรือ Cmd+P บน Mac) แล้วพิมพ์ชื่อหน้าได้เลย ไม่ต้องรู้ว่ามันซ้อนอยู่ใต้อะไร ระบบค้นหาแบบนี้เร็วกว่าการไล่คลิกเสมอเมื่อจำชื่อหน้าได้คร่าว ๆ เมนูอาจย้ายที่ตามเวอร์ชัน แต่ชื่อฟีเจอร์คงเดิม ปุ่มลัดนี้เป็นสิ่งที่ควรฝึกมือให้ชินตั้งแต่ต้น เพราะยิ่ง workspace โตขึ้น ยิ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้บ่อยที่สุดในทั้งแอป

ตัวอย่างโครงจริง

ลองดูโครงของคนหนึ่งที่มีงานประจำและมีโปรเจกต์ส่วนตัวคู่ขนานกันไป sidebar หน้าตาแบบนี้: Inbox อยู่บนสุดเสมอ ตามด้วย งาน ที่ข้างในมีฐานข้อมูลโปรเจกต์กับฐานข้อมูลงานย่อย ต่อมาคือ โปรเจกต์ส่วนตัว แยกออกมาต่างหากเพราะมีจังหวะและความสำคัญคนละแบบกับงานประจำ ปนกันแล้วหาไม่เจอว่าอันไหนด่วนจริง จากนั้นคือ ชีวิต เก็บเรื่องสุขภาพกับการเงิน และปิดท้ายด้วย คลัง สำหรับโน้ตความรู้ที่สะสมไปเรื่อย ๆ ไม่มีวันหมด

สี่หมวดบวก Inbox ห้าหน้ารวม ครอบคลุมทุกด้านของชีวิตคนคนหนึ่งได้จริง ไม่ต้องมีหน้าที่หกสิบ เพราะความละเอียดไปอยู่ในฐานข้อมูลชั้นถัดไปแทน นั่นคือหัวข้อของตอนหน้า

พรุ่งนี้ ตอนที่ 3: ทำความรู้จักฐานข้อมูลตัวแรก — เครื่องมือที่ทำให้ "แถวหนึ่งแถว" กลายเป็นหน้าที่เปิดดูรายละเอียดได้ และเป็นจุดเปลี่ยนที่ Notion ต่างจากสมุดโน้ตทุกเล่มที่เคยใช้มา